Flash audit reveals significant surge in reimbursement request infractions against corporate policies: violações, reembolso, prazos, custos extras, document verification, gastos indevidos, disconnection.
Uma pesquisa revela que o valor médio dos custos empresariais dos funcionários foi de R$ 121,61 por despesa, cerca de R$ 2 mil por mês, no período inicial. Contudo, ao solicitar o reembolso dos montantes, diversos indivíduos se depararam com erros em pedidos de reembolso: observou-se um acréscimo de 78% na quantidade de solicitações com desrespeito às diretrizes de reembolso das organizações.
Além disso, foi constatado um aumento significativo nos erros na prestação de contas e erros na solicitação de reembolso, o que gerou um impacto negativo tanto para os colaboradores quanto para as empresas. É fundamental que sejam implementadas medidas para corrigir essas falhas e garantir um processo de reembolso eficiente e transparente.
Impacto dos Erros em Pedidos de Reembolso
Em termos financeiros, isso implica em R$ 480 por mês em recursos não reembolsáveis por colaborador. Se os equívocos persistem mensalmente, ao término de um ano, o prejuízo pode atingir R$ 5.760. O estudo foi conduzido pela Flash, ferramenta de gestão da jornada de trabalho, comparando informações do primeiro semestre de 2024 com o ano anterior, com base em três milhões de despesas registradas por funcionários de empresas de diversos tamanhos.
As violações mais comuns são: despesas vencidas em relação ao prazo para a prestação de contas estabelecido pela empresa (54,57%); valores que ultrapassam o estipulado pela política da empresa (18,89%); possibilidade de duplicação do pedido de reembolso (16,40%); e falta de comprovante do gasto (4,90%).
Muitas vezes, o profissional guarda os recibos e acaba se esquecendo. Se a política de prazos da empresa for rígida, o reembolso pode ser recusado. Mesmo em organizações com políticas mais flexíveis, isso pode acarretar problemas para o setor financeiro devido aos custos adicionais.
A ausência de comprovantes também pode representar um problema significativo se a documentação não estiver disponível para verificação. Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de negócios de gestão de despesas na Flash, destaca que os erros na prestação de contas podem ter impactos diretos e negativos.
O atraso no reembolso pode resultar em prejuízos financeiros, uma vez que o colaborador pode precisar arcar com despesas do próprio bolso. Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro do CORHALE – Comitê RH de Apoio Legislativo – órgão consultivo da ABRH-SP, explica que toda empresa que estabelece uma política de reembolso deve disponibilizar as regras de forma oficial, como por meio de seu site.
As políticas devem incluir as consequências pela não conformidade, que podem variar desde uma advertência até a não reembolso de itens que o empregado sabia que não poderia consumir e mesmo assim incluiu no formulário de reembolso. ‘As políticas proíbem o reembolso de bebidas alcoólicas, cigarros, assinatura de filmes pornográficos, etc. Nesse contexto, quem realizou o gasto assume os valores não permitidos. Portanto, a pessoa deve seguir o que está estabelecido na política da empresa. Em casos de reincidência, pode até resultar em seu desligamento’, esclarece.
Quanto aos valores que podem ser desembolsados, o advogado e membro do CORHALE explica que na política de reembolso esses limites podem ser determinados por uma pesquisa de mercado e até mesmo pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional. Caterina, da Flash, acrescenta que no caso dos gastos realizados no cartão corporativo, se o montante ultrapassar o limite estabelecido pela política interna, algumas empresas podem solicitar o reembolso do valor excedente ou até mesmo descontá-lo em sua folha de pagamento.
No entanto, existem outras situações envolvendo gastos que são mais graves e consideradas fraudes, de acordo com o executivo da plataforma: Despesas falsas: submeter recibos ou faturas para despesas que nunca ocorreram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
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